Eigene Vorlagen: Ihre häufigsten Fragen mit einem Klick

In jeder Kanzlei gibt es Fragen, die man jede Woche aufs Neue stellt: den Bescheid gegen die Erklärung prüfen, die Prüfungsanordnung durchgehen, die fehlenden Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenstellen. Diese Fragen speichern Sie in KanzKI jetzt als eigene Vorlage – einmal sorgfältig formuliert, danach mit einem Klick im Eingabefeld.

Was ist neu?

Neben „Dokument anhängen“ steht am Eingabefeld der Knopf „Vorlagen“. Er öffnet eine Auswahl: oben „Meine Vorlagen“, darunter die mitgelieferten Vorlagen von KanzKI – und „Vom Team“, falls Ihre Kanzlei früher schon Vorlagen für alle angelegt hat. Mit „Neue Vorlage“ legen Sie eine an, mit Titel und Text. Steht schon eine Frage im Eingabefeld, heißt der Knopf „Text als Vorlage speichern“ und übernimmt sie. Unter „Vorlagen verwalten“ ändern und löschen Sie Ihre Vorlagen. Ein Klick auf eine Vorlage setzt ihren Text ins Eingabefeld, gesendet wird nichts – Sie ergänzen den Mandanten oder das Jahr und schicken die Frage dann selbst ab. Was schon im Feld stand, bleibt stehen, die Vorlage kommt darunter. In einem neuen Chat stehen Ihre Vorlagen direkt unter dem Eingabefeld, im Kanzlei-Chat genauso wie im Chat eines Mandanten.

Was Sie davon haben

Eine gute Frage formulieren Sie einmal und nicht jede Woche neu. Die Antworten werden dadurch gleichmäßiger, weil Sie jedes Mal dieselben Punkte abfragen – nichts fällt weg, weil man es beim Tippen vergessen hat. Ihre Vorlagen gehören Ihnen: Nur Sie sehen sie, auch die Verwaltung der Kanzlei nicht. Die Grenzen stehen vorher da: Titel bis 80 Zeichen, Text bis 4.000 Zeichen, bis zu 50 Vorlagen pro Person. Eine ehrliche Einschränkung: Vorlagen für die ganze Kanzlei lassen sich nicht mehr neu anlegen. Was es davon schon gibt, bleibt für alle unter „Vom Team“ sichtbar.

Was bringt das Ihrer Kanzlei?

Jede Person in der Kanzlei legt sich die Fragen zurecht, die zu ihrer Arbeit passen – die Lohnbuchhaltung andere als die Kollegin, die Jahresabschlüsse macht. Wiederkehrende Prüfungen laufen jedes Mal nach demselben Muster, und wer neu im Team ist, sieht in den mitgelieferten Vorlagen gleich, wie eine gute Frage aussieht. Die Antwort bleibt, was sie immer ist: ein Vorschlag mit Fundstelle. Sie prüfen und entscheiden – KanzKI bereitet vor.