Team-Chat: Ihre Kanzlei schreibt sich in KanzKI – nicht mehr nebenbei

„Hast du den Bescheid von Vogel schon gesehen?“ – eine Frage, die bisher über Outlook, Teams oder den Flur ging, obwohl die Akte in KanzKI liegt und KanzKI den ganzen Tag offen ist. Jetzt stellen Sie sie direkt dort. Die Menschen Ihrer Kanzlei schreiben sich in KanzKI gegenseitig – an alle oder an eine Kollegin –, und die Antwort steht Minuten später darunter. Das ist ein Gespräch unter Menschen; die KI ist nicht dabei. Der Chat mit dem Assistenten bleibt der „Chat“, der Team-Chat ist das Gespräch mit den Kolleginnen und Kollegen.

Was ist neu?

Die kurze Rückfrage hat einen Ort. Bisher musste sie das Programm verlassen: eine E-Mail mit Betreff für zwei Zeilen, ein Fenster daneben, ein Weg über den Flur – und die Antwort kam irgendwo an, nur nicht neben der Akte. Jetzt schreiben Sie an die ganze Kanzlei oder an eine Person, und die Nachricht ist sofort da. Einrichten müssen Sie nichts: Ihre Verwaltung schaltet den Team-Chat unter „Funktionen“ ein, und jede Kollegin und jeder Kollege ist von diesem Moment an erreichbar – am Schreibtisch wie auf dem Handy.

Was Sie davon haben

Weniger Unterbrechungen. Eine Zweizeiler-Frage ist keine E-Mail mehr, die ein Postfach füllt, und kein Grund, jemanden aus der Arbeit zu holen – die Kollegin antwortet, wenn sie den Satz zu Ende gedacht hat, und Sie sehen es, ohne nachzusehen.

Nichts geht verloren. Was besprochen wurde, steht mit Tag und Uhrzeit in der Unterhaltung – auch für die Kollegin, die erst morgen wieder da ist, und auch, wenn der Laptop zwischendurch zu war. „Ich hab's dir vorhin gesagt“ hat eine Fundstelle.

Eine Unterhaltung unter zwei Personen sehen nur diese beiden – auch die Verwaltung nicht.

Was bringt das Ihrer Kanzlei?

Zeit, weil die kurze Frage dort gestellt wird, wo die Antwort liegt, und sofort ankommt. Ruhe im Postfach, weil interne Rückfragen nicht mehr zwischen Mandanten-Mails stehen und keine Absprache in drei Programmen verstreut ist. Und Verschwiegenheit nach § 62a StBerG, weil jede Nachricht auf dem Server Ihrer Kanzlei gespeichert wird – nirgends sonst, kein Chat-Dienst eines Dritten liest mit. Ob Ihre Kanzlei den Team-Chat nutzt, entscheidet Ihre Verwaltung mit einem Schalter; ausschalten löscht nichts. Sie prüfen und entscheiden.