KI-Kompetenz nach Artikel 4: Was seit der Änderung vom Juli 2026 für Kanzleien gilt

Wer sich über die „KI-Schulungspflicht“ informiert, findet viele Texte aus dem Jahr 2025. Sie beschreiben Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung in seiner ursprünglichen Fassung. Seit dem 27. Juli 2026 lautet der Artikel anders. Dieser Leitfaden gibt wieder, was jetzt im Gesetz steht, was die Bundesnetzagentur dazu schreibt und was die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) für Kanzleien daraus ableitet. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung des eigenen Falls.

Was sich im Juli 2026 geändert hat

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, die sogenannte Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Sie ist am dritten Tag nach der Veröffentlichung in Kraft getreten, nach den Angaben im Rechtsportal der EU am 27. Juli 2026. Unter anderem erhält Artikel 4 der KI-Verordnung eine neue Fassung.

In den Erwägungsgründen beschreibt der Gesetzgeber den Anlass. Nach der bisherigen Fassung seien alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen verpflichtet gewesen, die KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen. Strenge Verpflichtungen, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen, seien aber nicht für alle Arten von Anbietern und Betreibern geeignet. Außerdem verursachten sie insbesondere für kleinere Unternehmen zusätzlichen Aufwand. Deshalb sollen Anbieter und Betreiber nun verpflichtet sein, Maßnahmen zu ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern.

Im Wortlaut heißt es in Artikel 4 Absatz 1: Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Dabei sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung und der Kontext zu berücksichtigen, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen sie eingesetzt werden. Ein zweiter Satz stellt klar: Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.

Was das für Kanzleien heißt

Der Artikel gilt nach der Darstellung der Bundesnetzagentur für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, unabhängig von Wirtschaftszweig und Organisationsgröße, einschließlich KI-Systemen mit allgemeinem Verwendungszweck. Die BStBK schreibt in ihrem FAQ, Steuerberater, die in der Kanzlei eine KI eigenverantwortlich verwenden, seien in der Regel Betreiber im Sinne der Verordnung. Bei den Menschen, für die Maßnahmen zu ergreifen sind, nennt der Gesetzestext nicht nur das eigene Personal, sondern auch andere Personen, die im Auftrag der Kanzlei mit der Nutzung befasst sind. Die Bundesnetzagentur nennt als Beispiele Auftragnehmer und Dienstleister.

Das BStBK-FAQ stammt vom 27. Januar 2026 und damit aus der Zeit vor der Änderung. Es spricht noch davon, die KI-Kompetenz sicherzustellen. Als praktische Folge nennt es, dass Kanzleiinhaber aktiv dafür sorgen müssen, dass sie selbst und ihr Team KI-Kompetenz aufbauen, etwa durch Schulungen und Workshops, die viele Kammern und Verbände anbieten. Wer sich auf Hinweise aus der Zeit vor Juli 2026 stützt, sollte den neuen Wortlaut danebenlegen.

Unabhängig vom europäischen Recht verpflichtet das Steuerberatungsgesetz in § 57 Absatz 2a Steuerberater dazu, sich fortzubilden. Das FAQ der BStBK stellt fest, dass es zwar keine eigene „KI-Fortbildungspflicht“ im Berufsrecht gibt, der kompetente Umgang mit KI aber inhaltlich zur Fortbildung gehört, die für eine fachgerechte Berufsausübung erforderlich ist.

Was nicht vorgeschrieben ist

Die Bundesnetzagentur stellt klar, was für die Einhaltung von Artikel 4 nicht vorgeschrieben ist:

• ein garantiertes Niveau an KI-Kompetenz bei einzelnen Personen,
• formalisierte oder standardisierte Trainingsmaßnahmen,
• externe Zertifizierungen der durchgeführten Maßnahmen,
• die Einführung eines KI-Beauftragten.

Zum letzten Punkt passt die Aussage der BStBK: Eine gesetzliche Pflicht, einen KI-Beauftragten zu bestellen, gibt es nicht, eine interne Ansprechperson für KI-Fragen kann aber sinnvoll sein. Die Maßnahmen können nach der Bundesnetzagentur intern oder extern erfolgen. Das Format reicht von Selbstlernprogrammen über Workshops und Schulungen bis zu mehrstufigen Fortbildungsprogrammen.

Wie die Bundesnetzagentur den Aufbau beschreibt

Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Vorgehen vor. Die Bundesnetzagentur nennt drei Grundsteine, die ihr zur Orientierung geeignet scheinen:

1. Bedarf ermitteln: Welche Personen entwickeln, betreiben oder nutzen KI-Systeme? Welche Systeme sind das, zu welchem Zweck, und welche Chancen und Risiken sind damit verbunden?
2. Maßnahmen gestalten: Die Rolle der eigenen Organisation einordnen, Ausbildung, Erfahrung und Tätigkeit der Personen beachten, Kontext und Risiko der eingesetzten Systeme berücksichtigen, Ziele und Verantwortlichkeiten festlegen.
3. Dokumentieren, bewerten, auffrischen: Die durchgeführten Maßnahmen dokumentieren, etwa Art, Umfang und teilnehmende Personen, sie regelmäßig bewerten und bei Bedarf auffrischen, zum Beispiel wenn sich Systeme oder der Einsatz ändern.

Für die Inhalte schlägt die Bundesnetzagentur einen stufenweisen Aufbau vor: zuerst ein grundlegendes Verständnis von Daten und KI, dann fortgeschrittene Kenntnisse etwa zur Rolle der Organisation und zu den Risiken der angewendeten KI, schließlich rollenspezifische Trainings. Diese Inhalte nennt sie weder verpflichtend noch abschließend. Kostenlose Unterstützung gibt es nach ihren Angaben unter anderem bei den Mittelstand-Digital Zentren, beim KI-Büro der Europäischen Kommission sowie in Online-Angeboten wie dem KI-Campus.

Warum die Dokumentation trotzdem zählt

Eine Pflicht, die Maßnahmen schriftlich festzuhalten, nennt die Bundesnetzagentur nicht. Sie empfiehlt es aber ausdrücklich. Ihre Begründung: Ein Mangel an KI-Kompetenz kann als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht. Wer seine Maßnahmen dokumentiert, kann jederzeit nachweisen, was die Kanzlei getan hat.

Für eine Kanzlei kann das ein einfaches Blatt sein: wer welche KI-Werkzeuge nutzt, wann es eine Einweisung oder Schulung gab, wer teilgenommen hat und wann die nächste Auffrischung ansteht. Ob das im eigenen Fall genügt, hängt von den eingesetzten Systemen und dem Personal ab. Eine Prüfung im Einzelfall ersetzt dieser Leitfaden nicht.