Zero Data Retention: Was die Zusage bedeutet und wie Ihre Kanzlei sie prüft

Wer einem KI-Dienst eine Frage stellt, schickt die Frage an den Anbieter. Steht im Text der Name eines Mandanten, eine Zahl aus seinem Bescheid oder ein Satz aus seinem Schreiben, dann liegt dieses Geheimnis für einen Moment bei einem fremden Unternehmen. Was danach damit geschieht, ist für eine Steuerkanzlei die entscheidende Frage. Die Antwort darauf heißt in der Sprache der Anbieter „Zero Data Retention“, wörtlich: keine Aufbewahrung von Daten. Dieser Leitfaden erklärt, was die Anbieter ohne diese Zusage mit Eingaben tun, was die Zusage abdeckt und was nicht, wie man sie bekommt und woran eine Kanzlei erkennt, ob sie für ihre eigene Software gilt. Für KanzKI ist sie eingerichtet, bei beiden KI-Anbietern, zwischen denen eine Kanzlei wählen kann; was das genau heißt, steht am Ende.

Was ein Anbieter mit einer Eingabe normalerweise tut

Die drei großen Anbieter beschreiben in ihren eigenen Unterlagen, was mit Eingaben von Geschäftskunden geschieht, Stand Oktober 2026. Bei OpenAI werden für jede Nutzung Protokolle zur Kontrolle von Missbrauch angelegt und bis zu 30 Tage aufbewahrt, länger nur, wenn ein Gesetz das verlangt oder es zum Schutz vor Schaden nötig ist. Mistral nennt in seiner Datenschutzerklärung ebenfalls 30 Tage zur Kontrolle von Missbrauch. Anthropic löscht Eingaben und Antworten innerhalb von 30 Tagen; Inhalte, die wegen eines Verstoßes gegen die Nutzungsregeln gemeldet wurden, bleiben bis zu zwei Jahre.

Hinter dem Wort „Missbrauchskontrolle“ steht ein einfacher Gedanke. Der Anbieter will erkennen, wenn jemand seinen Dienst für Betrug, Schadprogramme oder verbotene Inhalte nutzt. Dafür hebt er die Eingaben eine Zeit lang auf und prüft sie, im Verdachtsfall auch durch Menschen. Diese Protokolle sind also dazu da, gelesen zu werden. Für die meisten Kunden ist das unproblematisch. Für einen Berufsgeheimnisträger heißt es: Ein Schreiben, das er heute hineinkopiert, kann bis zu einem Monat lang auf den Rechnern eines Anbieters liegen, und die Mitarbeiter des Anbieters können es im Rahmen dieser Kontrolle einsehen.

Training und Speicherung sind zwei verschiedene Dinge

Zwei Fragen werden in Gesprächen über KI regelmäßig verwechselt. Die erste lautet: Lernt das Modell aus meinen Eingaben? Die zweite: Liegt meine Eingabe beim Anbieter?

Zur ersten Frage haben die Anbieter für Geschäftskunden eine klare Antwort. OpenAI verwendet Eingaben über die Schnittstelle für Geschäftskunden seit dem 1. März 2023 nicht mehr zum Training, es sei denn, der Kunde stimmt dem ausdrücklich zu. Anthropic trainiert standardmäßig nicht mit Daten von Geschäftskunden. Bei Mistral lässt sich die Verwendung zum Training beim bezahlten Zugang abschalten. Wer eine der Werbeaussagen „kein Training mit Ihren Daten“ liest, bekommt also etwas Richtiges gesagt, aber nur die Antwort auf die erste Frage.

Die zweite Frage bleibt davon unberührt. Ein Modell, das nicht aus Ihren Eingaben lernt, kann trotzdem bei einem Anbieter liegen, dessen Mitarbeiter sie zur Missbrauchskontrolle lesen dürfen. Für die Verschwiegenheit nach § 62a des Steuerberatungsgesetzes und § 203 des Strafgesetzbuchs ist die zweite Frage die wichtigere: Nicht das Lernen des Modells ist das Problem, sondern dass ein Geheimnis bei einem Dritten liegt und dort gelesen werden kann. Genau an dieser Stelle setzt Zero Data Retention an.

Was Zero Data Retention zusagt

Mit der Vereinbarung Zero Data Retention sagt der Anbieter zu, dass Eingaben und Antworten nach der Beantwortung nicht gespeichert werden. Bei OpenAI heißt das nach der eigenen Beschreibung: Die Inhalte landen nicht in den Protokollen zur Missbrauchskontrolle, die sonst bis zu 30 Tage aufbewahrt werden, sie sind für Mitarbeiter von OpenAI nicht einsehbar, und sie werden nicht zum Training verwendet. Die Einstellung, mit der ein Kunde seine Unterhaltungen beim Anbieter ablegen könnte, ist unter dieser Vereinbarung dauerhaft aus; auch wer sie versehentlich einschaltet, speichert nichts. Anthropic beschreibt seine Fassung ähnlich: Eingaben und Antworten werden nach der Beantwortung nicht mehr aufbewahrt. Mistral schreibt, dass Eingaben und Antworten über die freigegebenen Zugänge nicht über das hinaus behalten werden, was nötig ist, um die Antwort zu liefern.

Ehrlich ist die Zusage nur mit ihren Grenzen. Drei Dinge deckt sie nicht ab, und ein Anbieter, der sie verschweigt, verspricht mehr, als er halten kann.

Erstens Konto- und Nutzungsdaten ohne Inhalt. Dass eine Anfrage stattgefunden hat, wann, mit welchem Umfang und unter welchem Konto, hält der Anbieter weiter fest, schon für die Abrechnung. Der Inhalt der Frage gehört nicht dazu.

Zweitens ein Zwischenspeicher für die Dauer der Verarbeitung. OpenAI beschreibt einen verschlüsselten Zwischenspeicher auf den Rechnern, die die Antwort erzeugen; er beschleunigt Folgefragen und verfällt spätestens nach 24 Stunden. Das ist keine Ablage, die ein Mitarbeiter öffnen könnte, aber es ist auch nicht „null“, und ein sauberer Vertrag nennt es.

Drittens die Prüfung von Bildern. Wer dem Modell Bilder schickt, muss wissen, dass OpenAI jedes Bild beim Eingang auf Darstellungen von Kindesmissbrauch prüft und ein auffälliges Bild auch unter Zero Data Retention zur Prüfung durch Menschen aufhebt. Eine Anwendung, die dem Modell nur Text schickt, ist davon nicht betroffen.

Wie man die Zusage bekommt

Zero Data Retention ist kein Häkchen in den Einstellungen. Bei OpenAI gibt es die Vereinbarung nur nach vorheriger Freigabe durch OpenAI und nach Annahme zusätzlicher Bedingungen; der Weg führt über den Vertrieb. Mistral verlangt einen Antrag mit einer Begründung, warum der Kunde die Zusage braucht, prüft jeden Antrag und bewilligt oder lehnt ihn nach eigenem Ermessen ab; ein bezahlter Zugang ist Voraussetzung. Anthropic richtet die Vereinbarung auf Anfrage beim Vertrieb ein, getrennt für jede Organisation eines Kunden.

Das hat eine praktische Folge für Kanzleien. Wer das normale ChatGPT oder das normale Claude nutzt, so wie jeder sie im Netz öffnen kann, hat diese Vereinbarung nicht und kann sie dort auch nicht bekommen. Die Zusage gilt für Zugänge, die ein Unternehmen als Geschäftskunde eingerichtet hat, nach Prüfung durch den Anbieter. Eine Kanzlei mit fünf Mitarbeitern wird diesen Weg selten selbst gehen, und sie muss es auch nicht: Die Prüfung ist Sache des Unternehmens, das der Kanzlei die Software liefert. Von ihm darf die Kanzlei zwei Dinge verlangen: dass die Vereinbarung mit jedem KI-Anbieter, der Mandantendaten zu sehen bekommt, tatsächlich eingerichtet ist, und dass sie im Vertrag mit der Kanzlei steht, nicht nur auf einer Werbeseite. Bei KanzKI ist beides der Fall: Die Zusage ist für Mistral und für OpenAI eingerichtet und steht mit beiden Namen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Wie Sie das in Ihrer Kanzlei prüfen

Der erste Ort ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung. Ein Unternehmen, das für die Kanzlei Daten verarbeitet, darf weitere Unternehmen nur mit Genehmigung der Kanzlei einschalten; deshalb führt ein ordentlicher Vertrag seine Unterauftragsverarbeiter in einer Anlage auf. Dort muss der KI-Anbieter mit Namen und Sitz stehen, und daneben gehört die Zusage: keine Speicherung von Eingaben und Antworten, keine Einsicht durch Mitarbeiter des Anbieters, kein Training. Fehlt der KI-Anbieter in der Liste, verarbeitet er Ihre Daten entweder nicht, oder der Vertrag verschweigt es. Beides sollten Sie klären, bevor die erste Mandantenakte hochgeladen wird.

Der zweite Ort ist das Berufsrecht. § 62a des Steuerberatungsgesetzes erlaubt, Dienstleistern den Zugang zu fremden Geheimnissen zu eröffnen, verlangt dafür aber einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet. Absatz 4 regelt den Fall, dass die Dienstleistung im Ausland erbracht wird: Dann darf der Zugang nur eröffnet werden, wenn der Schutz der Geheimnisse dort dem im Inland vergleichbar ist, es sei denn, der Schutz der Geheimnisse gebietet das nicht. Ein KI-Anbieter mit Sitz in Paris oder ein Anbieter aus den USA, der für die Kanzlei in Europa verarbeitet, ist ein solcher Fall. Wie die Vergleichbarkeit im Einzelnen zu beurteilen ist, prüft jede Kanzlei selbst; dieser Leitfaden ersetzt die Prüfung nicht.

Die Bundessteuerberaterkammer gibt in ihrem FAQ zu KI eine Richtung vor. Bei Anbietern außerhalb der EU finde ein Datentransfer in Drittländer statt; sie empfiehlt, europäische KI-Anbieter oder solche mit Rechenzentren in der EU zu bevorzugen. Damit sind zwei Fragen zu stellen, die zusammengehören. Die erste: Wo wird verarbeitet? Das ist die Frage nach der Datenresidenz, die wir in einem eigenen Leitfaden zur Europa-Region von OpenAI behandeln. Die zweite: Was bleibt nach der Verarbeitung übrig? Das ist Zero Data Retention. Ein Anbieter kann in Europa verarbeiten und trotzdem 30 Tage lang Protokolle führen; er kann Zero Data Retention zusagen und trotzdem in den USA verarbeiten. Für eine Kanzlei zählt erst beides zusammen: Verarbeitung an einem Ort mit vergleichbarem Schutz, und danach nichts, was ein Mitarbeiter des Anbieters lesen könnte.

Ein dritter Punkt ist kein Vertragstext, sondern eine Frage an den Aufbau der Software: Was bekommt der KI-Anbieter überhaupt zu sehen? Eine Software, die bei jeder Frage das ganze Mandantenarchiv mitschickt, braucht die Zusage dringender als eine, die nur die Frage und die dafür nötigen Auszüge übermittelt. Lassen Sie sich beides erklären, und zwar in Sätzen, die Sie verstehen.

Wie KanzKI es hält

Zero Data Retention bei KanzKI: Mistral ✅ OpenAI ✅

KanzKI arbeitet mit Zero Data Retention, und zwar bei beiden Anbietern, zwischen denen eine Kanzlei wählen kann: bei Mistral aus Frankreich und bei OpenAI über die Europa-Region. Frage und Antwort werden nach der Beantwortung nicht gespeichert, niemand beim Anbieter kann sie einsehen, und sie werden nicht zum Training verwendet. Die Freigabe dafür hat der Anbieter jeweils KanzKI erteilt; Ihre Kanzlei muss nichts beantragen und nichts einstellen. Dazu kommt, was der Anbieter gar nicht erst sieht: Ihre Dokumente liegen auf dem eigenen Server Ihrer Kanzlei in Deutschland, und für eine Antwort bekommt das KI-Modell die Frage und die dafür nötigen Auszüge, nicht das Archiv. An OpenAI geht nur Text, kein Bild; gescannte Belege liest vorher die Texterkennung von Mistral, die unter derselben Zusage läuft, und das Modell bekommt den erkannten Text. Beide Anbieter stehen namentlich in der Anlage zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung, zusammen mit der Zusage und ihren Grenzen, und die Kanzlei stimmt der Fassung, die OpenAI nennt, erst zu, wenn sie OpenAI wählt. Welches der beiden Modelle in unserem Test genauer gearbeitet hat und warum KanzKI GPT-5.6 Sol von OpenAI anbietet, steht im Modellvergleich. Die Prüfung nach § 62a bleibt Sache Ihrer Kanzlei; die Unterlagen dafür liegen offen.