Wenn Mitarbeiter heimlich ChatGPT nutzen: das Schatten-KI-Problem

Ein denkbarer Fall: Eine Steuerfachangestellte soll bis zum Abend einem Mandanten antworten. Der Brief des Finanzamts ist lang, die Antwort kompliziert. Sie öffnet auf dem Handy das KI-Programm, das sie privat nutzt, kopiert den Text hinein und bekommt in einer Minute einen Entwurf. Niemand in der Kanzlei weiß davon. Genau das nennt man Schatten-KI: KI-Dienste, die Beschäftigte für die Arbeit nutzen, ohne dass die Kanzleileitung davon weiß oder sie freigegeben hat. Dieser Leitfaden zeigt, was dahintersteckt, was das Berufsrecht dazu sagt und welche Regeln die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) empfiehlt.

Wie verbreitet Schatten-KI ist

Belastbare Zahlen speziell für Steuerkanzleien kennen wir nicht. Es gibt aber eine Umfrage für die Gesamtwirtschaft. Bitkom Research hat in den Kalenderwochen 27 bis 32 des Jahres 2025 telefonisch 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten befragt, die Umfrage ist nach Angabe von Bitkom repräsentativ. Das Ergebnis, wie Bitkom es zusammenfasst: 4 von 10 Unternehmen gehen zumindest davon aus, dass private KI-Werkzeuge zum Einsatz kommen. Knapp ein Viertel hat Regeln für den KI-Einsatz aufgestellt. 26 Prozent stellen den Beschäftigten einen Zugang zu generativer KI zur Verfügung.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens sind Kanzleien mit weniger als 20 Beschäftigten in dieser Umfrage nicht enthalten. Zweitens fragt Bitkom nach der Einschätzung der Unternehmen. Wie oft es in einer einzelnen Kanzlei passiert, sagt die Zahl nicht. Sie zeigt nur, dass private Zugänge zur Arbeit gehören können, auch wenn es keine Regel dafür gibt.

Was die Verschwiegenheit damit zu tun hat

Für Steuerberater ist das Thema heikler als für andere Betriebe. Nach § 57 Absatz 1 des Steuerberatungsgesetzes haben sie ihren Beruf verschwiegen auszuüben. Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Sie gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen.

Das Strafrecht kommt dazu. Nach § 203 Absatz 1 des Strafgesetzbuchs wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Steuerberater oder Steuerbevollmächtigtem anvertraut oder sonst bekannt geworden ist. Handelt der Täter gegen Entgelt oder in der Absicht, sich oder einen anderen zu bereichern oder zu schädigen, sind es nach Absatz 6 bis zu zwei Jahre. Absatz 4 stellt auch das unbefugte Offenbaren durch mitwirkende Personen unter Strafe. Ebenso strafbar ist, wer als Berufsträger nicht dafür Sorge getragen hat, dass eine sonstige mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.

Ob in einem bestimmten Fall ein „Offenbaren“ vorliegt, ist eine Rechtsfrage, die vom Sachverhalt abhängt, und dieser Leitfaden beantwortet sie nicht. Die BStBK ist in ihrer Einschätzung deutlich. Auf die Frage, ob man dulden darf, dass Mitarbeitende für dienstliche Zwecke ihre private KI einsetzen, antwortet sie in ihrem FAQ zu KI: Nein, das sei unzulässig. Es berge die Gefahr, dass Mandantendaten ungewollt das Kanzleiumfeld verlassen, und entsprechende Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht oder den Datenschutz könnten im Rahmen der Berufsaufsicht geahndet werden.

Was § 62 und § 62a verlangen

Zwei weitere Vorschriften sind hier wichtig. § 62 des Steuerberatungsgesetzes verpflichtet Steuerberater, die von ihnen beschäftigten Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und sie über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zu belehren. Außerdem müssen sie in geeigneter Weise auf die Einhaltung der Pflicht hinwirken. Das gilt unabhängig von KI, ist aber der Rahmen, in dem eine Kanzlei Regeln für KI aufstellt.

§ 62a regelt, wann Dienstleister Zugang zu geschützten Tatsachen erhalten dürfen. Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen, der Vertrag braucht die Textform und muss unter anderem eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen enthalten. Bei Dienstleistungen im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse dem im Inland vergleichbar sein. Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, ist grundsätzlich die Einwilligung des Mandanten nötig. Die BStBK wendet diese Vorschrift in ihrem FAQ auch auf KI-Anbieter an und weist darauf hin, dass sich nicht zweifelsfrei beantworten lasse, ob die Ausnahme für den Einzelfall bei Diensten wie ChatGPT greift. Ihre Folgerung: Ohne Einwilligung des Mandanten dürfen grundsätzlich keine Daten eingegeben werden, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen. Die Ausnahme ist § 62a mit einem Vertrag nach Absatz 3. Wo keine Einwilligung vorliegt, seien Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.

Ein privater Zugang einer Mitarbeiterin ist kein Vertrag, den die Kanzlei selbst ausgewählt und nach diesen Maßstäben geschlossen hat. Darin liegt der Kern des Problems.

Was die BStBK empfiehlt

Das FAQ der BStBK mit Stand vom 27. Januar 2026 nennt mehrere Bausteine, die zusammengehören:

• Eine KI-Richtlinie: Sie legt fest, ob, wo und wie KI-Anwendungen im Arbeitsalltag genutzt werden dürfen, welche Arten von Daten verarbeitet werden dürfen und welche Anwendungen genehmigt sind. Sie soll gespeichert und für alle jederzeit verfügbar sein.
• Einen Freigabeprozess: Neue KI-Werkzeuge werden vor der Einführung geprüft und freigegeben, zum Beispiel durch die Kanzleileitung. Eigenmächtige Installationen und die Nutzung privater KI-Konten für Kanzleizwecke werden untersagt.
• Betriebliche Zugänge statt privater: Für die berufliche Nutzung sollen Konten und Geräte der Kanzlei bereitgestellt werden, damit die Kanzlei die Kontrolle über die eingegebenen Daten behält.
• Nur freigegebene Dienste: Öffentlich zugängliche Dienste wie ChatGPT oder Claude sollen vermieden werden, sofern sie nicht ausdrücklich für den Kanzleibetrieb freigegeben wurden.
• Schulung und offene Rückmeldung: Das Team lernt die Grundlagen von KI und kann Erfahrungen offen mitteilen, damit Probleme früh auffallen.
• Ein Verzeichnis aller KI-Einsätze: Jedes Werkzeug und jeder Anwendungsfall bekommt eine Zeile. So lässt sich laut BStBK Schatten-KI vermeiden und jederzeit erklären, wofür KI eingesetzt wird.

Eine gesetzliche Pflicht, einen KI-Beauftragten zu bestellen, gibt es nach dem FAQ nicht. Eine interne Ansprechperson für KI-Fragen kann nach Einschätzung der BStBK aber sinnvoll sein.

Auffällig ist, dass die BStBK nicht beim Verbot stehen bleibt. Sie schreibt ausdrücklich, die Nutzung von KI solle allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Wer private Zugänge untersagt, ohne einen freigegebenen Zugang anzubieten, lässt die Frage offen, womit die Fachkraft den langen Brief vom Finanzamt dann beantworten soll.

Wo KanzKI einzuordnen ist

KanzKI ist ein solcher freigegebener Zugang. Ihre Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server in Deutschland und werden nicht zum KI-Training verwendet. Das ersetzt weder die Richtlinie noch die Verpflichtung des Teams, es gibt der Kanzlei aber einen Zugang, den sie selbst ausgewählt hat. Ob er für Ihre Kanzlei der richtige ist, entscheiden Sie anhand Ihrer eigenen Anforderungen.