KanzKI oder Clara: KI-Agent für E-Mail und DATEV oder Kanzlei-KI mit eigenem Server?

Clara ist ein KI-Agent für Steuerkanzleien, der laut Anbieter im E-Mail-Eingang und in DATEV arbeitet: Mails sortieren, Antworten entwerfen, Anhänge im DATEV DMS ablegen, Buchungs- und Lohndaten lesen. KanzKI ist eine Kanzlei-KI auf einem eigenen Server in Deutschland, die die Unterlagen der Kanzlei liest, mit Fundstelle antwortet, Gesetze und BFH-Urteile zitiert und Fristen aus Bescheiden rechnet. Beide Anbieter erfüllen nach eigener Angabe § 203 StGB und § 62a StBerG und legen ihren Vertrag offen. Wer den E-Mail-Prozess entlasten will, findet bei Clara mehr; wer nachprüfbare Antworten aus Akten und einen Server nur für die eigene Kanzlei will, findet bei KanzKI mehr.

Was ist Clara?

Clara ist ein KI-Agent der Intoconvo GmbH für Steuerkanzleien. Laut der Startseite und den häufigen Fragen des Anbieters prüft Clara Bescheide gegen die Erklärung, recherchiert mit amtlicher Fundstelle, liest Zahlen aus DATEV Rechnungswesen sowie Lohn und Gehalt, schreibt Mandantenpost im Stil der Kanzlei und legt Dokumente im DATEV DMS ab. Im Hintergrund klassifiziert sie eingehende E-Mails, schreibt Antwortentwürfe und führt zu jeder Anfrage eine Aufgabe mit Checkliste. Sie arbeitet in Outlook über ein Add-in, in einer Web-App mit Chat und per Diktat. Versendet wird laut Anbieter nichts ohne Freigabe durch einen Menschen in der Kanzlei.

Zu Fristen schreibt Clara in ihren häufigen Fragen: Nennt ein Absender in seiner Mail eine Frist, übernimmt Clara sie mit dem Wortlaut in die Aufgabe; gesetzliche Fristen berechnet Clara nicht, und die Fristenkontrolle in DATEV bleibt bei der Kanzlei. Zur Einführung nennt der Anbieter zwei bis vier Wochen mit einer Woche Schattenbetrieb.

Zu den Daten ist das Trust Center von Clara ausführlich. Anwendung, Datenbank und Dateien laufen laut Anbieter auf Google Cloud in Frankfurt; die Sprachmodelle laufen über Amazon Bedrock in Frankfurt und Google Vertex AI in Belgien und den Niederlanden, darunter Modelle von Anthropic, ein offenes Modell von OpenAI und Modelle von Google, betrieben von Amazon und Google ohne Zugriff der Modellhersteller. Mandantendaten fließen laut Anbieter nicht ins Training und werden beim Modellanbieter nicht dauerhaft gespeichert; Clara selbst speichert verschlüsselte Kopien der verarbeiteten E-Mails und Anhänge für die Vertragsdauer, Sicherungskopien liegen bei AWS in Irland. Ein Produktanalyse-Dienst mit Sitz in den USA erhält laut Trust Center Namen, E-Mail-Adressen und Nutzungsereignisse, aber keine Inhalte. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht als PDF öffentlich, mit einer Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB als § 6; eine eigene ISO-27001-Zertifizierung hat Intoconvo laut eigener Angabe nicht, die Rechenzentrumsanbieter haben sie. Das Preismodell ist laut Anbieter je Nutzer und Monat in zwei Stufen, mit DATEV-Anbindung teurer, ab zehn Nutzern individuell, mit 14 Tagen Test.

Der Vergleich im Überblick

Wann Clara die bessere Wahl ist

Wenn der E-Mail-Eingang das Problem ist, liegt Clara vorn. Clara sortiert eingehende Mails, ordnet sie laut Anbieter dem Mandanten zu, legt Anhänge im DATEV DMS ab, schreibt Antwortentwürfe im Stil der Kanzlei und hakt fehlende Unterlagen ab, wenn sie eintreffen. KanzKI tut nichts davon: Es hat keinen Zugriff auf E-Mails, und es schreibt nichts nach DATEV. Eine Kanzlei, deren Fachkräfte den halben Tag im E-Mail-Eingang verbringen, bekommt bei Clara die Entlastung, die KanzKI nicht bietet.

Auch bei DATEV reicht Clara weiter. Laut Anbieter liest sie Rechnungswesen sowie Lohn und Gehalt, erzeugt Buchungsstapel zum Import und legt in der Akte ab. KanzKI holt die Buchungsdaten eines Mandanten lesend herüber, damit man im Chat danach fragen kann; mehr nicht. Wer seine Arbeit mit DATEV automatisieren will, ist bei Clara richtig.

Dazu kommt, dass Clara beim Datenschutz vieles richtig macht und es offen dokumentiert: ein öffentlicher Vertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, Verarbeitung in der EU, kein Training, eine nachprüfbare Liste der Unterauftragsverarbeiter. Das ist mehr, als viele Anbieter zeigen.

Wann KanzKI die bessere Wahl ist

KanzKI ist die bessere Wahl, wenn die Kanzlei einen Server will, der nur ihr gehört. Clara läuft laut Trust Center als eine Plattform für alle Kanzleien bei Google Cloud, getrennt in der Datenbank; KanzKI richtet für jede Kanzlei einen eigenen Server in Deutschland ein, auf dem nur ihre Dokumente liegen. Für die Antwort gehen Frage und passende Auszüge an das gewählte Modell, und danach wird nichts gespeichert, bei beiden Anbietern, zwischen denen die Kanzlei wählen kann. Clara speichert laut eigener Angabe verschlüsselte Kopien der E-Mails und Anhänge für die Vertragsdauer, was sie für ihre Arbeit braucht. Welche der beiden Bauweisen § 62a StBerG besser erfüllt, bewerten Kanzleien unterschiedlich; Clara schreibt in seinen häufigen Fragen selbst, dass es auf den Vertrag ankommt, nicht auf den Standort der Hardware. Wir halten den eigenen Server trotzdem für den einfacheren Nachweis.

KanzKI ist auch die bessere Wahl für Fragen an das Archiv. Das Kanzleihandbuch, die Akten je Mandant, Verträge, Tabellen und die Buchungsdaten liegen dauerhaft in KanzKI, und jede Antwort trägt Fußnoten auf Dokument und Seite. Fristen, die in einem Bescheid stehen, findet KanzKI und rechnet sie nach der Abgabenordnung, mit Bekanntgabefiktion und Wochenendverschiebung, bevor ein Mensch sie bestätigt; Clara berechnet laut eigener Angabe keine gesetzlichen Fristen. Auswertungen über einen Stapel Belege liefert KanzKI als Excel-Datei. Und das Modell ist bei KanzKI eine klare Wahl der Kanzlei zwischen zwei genannten Anbietern, bei Clara eine Auswahl, die sich laut Anbieter mehrmals im Jahr ändert.

Was Kanzleien oft übersehen

Zwei Werkzeuge, zwei Verträge. Clara und KanzKI lösen verschiedene Aufgaben; manche Kanzlei wird beide wollen. Dann gibt es zwei Verträge nach § 62a StBerG, zwei Listen von Unterauftragsverarbeitern und zwei Stellen, an denen Mandantendaten liegen. Das ist kein Grund dagegen, aber ein Grund, es bewusst zu entscheiden.

Ein Agent handelt. Clara klassifiziert, sortiert und entwirft laut Anbieter im Hintergrund nach Regeln, und die Freigabe bleibt beim Menschen. Das ist richtig gebaut. Trotzdem ändert ein Werkzeug, das in jede eingehende Mail schaut, die Arbeitsweise der Kanzlei stärker als ein Werkzeug, das Fragen beantwortet. Planen Sie die Einführung entsprechend; Clara nennt dafür selbst zwei bis vier Wochen.

Die Modellliste ändert sich. Für die Prüfung nach § 62a StBerG ist es ein Unterschied, ob der Vertrag zwei Anbieter nennt oder eine Plattform, auf der die Modelle wechseln. Beides kann in Ordnung sein; lesen Sie, was im Vertrag steht und was auf einer Webseite.

Die Schulungspflicht gilt für beide Werkzeuge. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Mitarbeiter; mehr dazu im Leitfaden zur KI-Kompetenz. Was die Zusage „keine dauerhafte Speicherung beim Modellanbieter“ bedeutet, erklärt der Leitfaden zu Zero Data Retention.

Wer prüft die Antwort. Bei beiden Werkzeugen entscheidet ein Mensch: bei Clara über den Entwurf, bei KanzKI über die Antwort mit Fundstelle. Der Unterschied ist, was geprüft wird: eine Mail, die gleich rausgeht, oder eine Aussage mit Fußnote auf die Seite im Bescheid.