KanzKI oder ChatGPT: Darf eine Steuerkanzlei ChatGPT nutzen, und wofür?

Ja, eine Steuerkanzlei darf ChatGPT nutzen, solange kein Mandantengeheimnis in die Eingabe gerät. Für die Arbeit mit Mandantendaten reicht ein ChatGPT-Konto in den Tarifen Free, Plus oder Pro nicht: Die Chats bleiben bei OpenAI gespeichert, der Anbieter darf sie zur Kontrolle von Missbrauch ansehen, und einen Vertrag nach § 62a StBerG gibt es für Privatkonten nicht. Die Geschäftstarife Business und Enterprise schließen das Training aus und bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, speichern die Chats aber weiter bei OpenAI. KanzKI nutzt dasselbe Modell von OpenAI, wenn die Kanzlei das will, aber über die Europa-Region, ohne Speicherung, mit den Dokumenten auf dem eigenen Server der Kanzlei und mit dem Vertrag nach § 62a StBerG. Dafür kann KanzKI vieles nicht, was ChatGPT kann.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist der KI-Assistent von OpenAI, einem Unternehmen mit Sitz in den USA. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist laut der Datenschutzerklärung von OpenAI die OpenAI Ireland Ltd. in Dublin die Vertragspartnerin. ChatGPT beantwortet Fragen zu fast jedem Thema, schreibt und übersetzt Texte, fasst Dokumente zusammen, versteht gesprochene Sprache, erzeugt Bilder und sucht im Internet. Es gibt mehrere Tarife, und für eine Kanzlei ist der Unterschied zwischen ihnen die eigentliche Frage.

Die Tarife Free, Plus und Pro sind Konten für Einzelpersonen. Laut OpenAIs Hilfeseite zu den Datenkontrollen ist dort die Einstellung „Improve the model for everyone“ standardmäßig eingeschaltet: Neue Chats dürfen zum Training der Modelle verwendet werden, bis der Nutzer die Einstellung abschaltet. Ein temporärer Chat erscheint nicht im Verlauf und wird nicht zum Training genutzt, kann laut Anbieter aber bis zu 30 Tage aus Sicherheitsgründen aufbewahrt werden.

Die Tarife Business und Enterprise sind Arbeitsbereiche für Firmen. Laut OpenAIs Seite „Enterprise privacy“ werden Eingaben und Ausgaben dort standardmäßig nicht zum Training verwendet, die Kanzlei kann einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen, und die Verwaltung bestimmt, wie lange Chats aufbewahrt werden. Gelöschte Chats verschwinden laut Anbieter innerhalb von 30 Tagen aus den Systemen. Auf gespeicherte Chats dürfen laut derselben Seite autorisierte Mitarbeiter von OpenAI für technische Unterstützung, zur Untersuchung von Missbrauch und zur Einhaltung von Gesetzen zugreifen, bei Business außerdem beauftragte Dritte, die auf Missbrauch prüfen. Eine Speicherung in Europa bietet OpenAI nach unserem Stand vom Oktober 2026 für neue Enterprise-Kunden an, auf Wunsch auch die Verarbeitung in Europa; für Business wird sie schrittweise eingeführt, dabei bleibt laut Anbieter eine Kopie jeder Frage und Antwort für begrenzte Zeit in den USA, um Missbrauch zu kontrollieren.

Der Vergleich im Überblick

Was das Berufsrecht verlangt

§ 203 StGB stellt unter Strafe, ein fremdes Geheimnis zu offenbaren, das einem Steuerberater anvertraut wurde. § 62a StBerG erlaubt, Dienstleistern den Zugang zu solchen Geheimnissen zu eröffnen, verlangt dafür aber einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wer den Namen eines Mandanten und eine Zahl aus seinem Bescheid in ein KI-Programm tippt, eröffnet dem Anbieter genau diesen Zugang.

Die Bundessteuerberaterkammer schreibt in ihrem FAQ zu KI, dass bei Anbietern außerhalb der EU ein Datentransfer in Drittländer stattfindet, und empfiehlt, europäische Anbieter oder solche mit Rechenzentren in der EU zu bevorzugen. Sie rät außerdem dazu, Mandantendaten nur in Werkzeuge zu geben, bei denen die vertragliche Grundlage geklärt ist. Für ChatGPT heißt das: Ein Privatkonto scheidet für Mandantendaten aus. Ein Business- oder Enterprise-Konto kann passen, wenn die Kanzlei den Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen hat, die Speicherung geregelt ist und sie den Zugriff von OpenAI zur Missbrauchskontrolle als vergleichbaren Schutz einschätzt. Diese Einschätzung trifft jede Kanzlei selbst; dieser Vergleich ersetzt sie nicht.

Wann ChatGPT die bessere Wahl ist

ChatGPT ist die bessere Wahl für alles, was keinen Mandantenbezug hat. Eine Vorlage für ein Rundschreiben, eine Übersetzung, eine Erklärung eines Begriffs für die Auszubildende, ein Entwurf für eine Stellenanzeige: Das kann ChatGPT gut, schnell und auf dem Handy. Die Sprachfunktion, die Bilderzeugung, die Internetsuche und die Anbindung an viele andere Programme hat KanzKI nicht oder nur in Teilen. Wer ein Allzweck-Werkzeug für die Kanzleiorganisation will, bekommt es bei ChatGPT.

ChatGPT hat außerdem das breitere Allgemeinwissen. Eine Frage zur Rechtslage in einem anderen Land, zu einer Branche oder zu einem technischen Thema beantwortet es aus einem Wissen, das KanzKI nicht in dieser Breite hat. KanzKI zitiert deutsche Steuergesetze und BFH-Urteile aus einem eigenen Bestand und liest die Unterlagen der Kanzlei; darüber hinaus ist es auf das Wissen des gewählten Modells angewiesen.

Ehrlich gesagt gilt auch: Eine Kanzlei mit einem ChatGPT-Enterprise-Vertrag, Speicherung in Europa, geregelter Aufbewahrung und einer Verschwiegenheitsverpflichtung im Vertrag hat viele Fragen gelöst, die dieser Vergleich aufwirft. Was dann bleibt, sind die Unterlagen der Kanzlei und die Fundstellen.

Wann KanzKI die bessere Wahl ist

KanzKI ist die bessere Wahl, wenn die Frage einen Mandanten betrifft und die Antwort nachprüfbar sein muss. Die Dokumente der Kanzlei liegen auf einem eigenen Server in Deutschland, der nur dieser Kanzlei gehört; für eine Antwort bekommt das Modell die Frage und die passenden Auszüge, nicht das Archiv. Danach wird nichts gespeichert, bei beiden Anbietern, zwischen denen die Kanzlei wählen kann. Jede Antwort trägt Fußnoten auf die Seite im Bescheid, im Vertrag oder im Kanzleihandbuch, aus der sie stammt. Gesetze und BFH-Urteile werden mit Paragraf oder Aktenzeichen zitiert, nicht aus dem Gedächtnis des Modells.

Der Vertrag nach § 62a StBerG und Art. 28 DSGVO liegt fertig vor und steht öffentlich unter kanzki.de/avv; die Kanzlei muss ihn nicht aushandeln. Jede Person hat ihren eigenen Zugang, der Kanzlei-Admin lädt ein, und was privat bleiben soll, bleibt privat. Dazu kommt, was eine Kanzlei im Alltag braucht: Fristen, die KanzKI in Bescheiden findet und nach der Abgabenordnung rechnet, bevor ein Mensch sie bestätigt; Auswertungen als Excel-Datei; Buchungsdaten aus DATEV, zu denen man Fragen stellen kann. Wie das aussieht, zeigt die Seite Funktionen.

Was Kanzleien oft übersehen

Das geteilte Konto. In vielen Kanzleien nutzen mehrere Mitarbeiter ein ChatGPT-Plus-Konto. Die Nutzungsbedingungen von OpenAI untersagen, Zugangsdaten weiterzugeben oder das Konto anderen zugänglich zu machen. Dazu kommt das praktische Problem: Niemand kann später sagen, wer welche Mandantendaten eingegeben hat.

Training ist nicht Speicherung. Wer das Training abschaltet, verhindert, dass OpenAI mit den Chats lernt. Die Chats liegen trotzdem bei OpenAI, und OpenAI darf sie in den beschriebenen Fällen ansehen. Was die Zusage „Zero Data Retention“ dagegen bedeutet, erklärt unser Leitfaden Zero Data Retention.

Die stille Nutzung. Ein Verbot von ChatGPT in der Kanzlei führt oft dazu, dass Mitarbeiter es heimlich auf dem privaten Handy nutzen. Warum Verbote scheitern und was hilft, steht im Leitfaden zur Schatten-KI. Besser als ein Verbot ist ein Werkzeug, das für Mandantendaten erlaubt ist, und eine Regel, wofür ChatGPT weiter genutzt werden darf.

Die Schulungspflicht. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt von Kanzleien, die KI einsetzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter. Das gilt für ChatGPT und für KanzKI gleichermaßen; wer eines von beiden einführt, sollte das Team einweisen. Mehr dazu im Leitfaden zur KI-Kompetenz.

Wer prüft die Antwort. Weder ChatGPT noch KanzKI ersetzen die Prüfung durch den Berufsträger. Der Unterschied liegt darin, wie leicht die Prüfung fällt: Eine Antwort mit Fußnote auf Seite 3 des Bescheids ist in Sekunden geprüft, eine Antwort aus dem Allgemeinwissen braucht eine eigene Recherche.