KanzKI oder Microsoft 365 Copilot: Reicht die KI in Word und Outlook für die Kanzlei?

Microsoft 365 Copilot ist die KI in Word, Outlook, Excel und Teams: Er fasst Mails und Besprechungen zusammen, entwirft Texte und beantwortet Fragen zu allem, was die angemeldete Person in Microsoft 365 sehen darf. Laut Microsoft werden Eingaben nicht zum Training genutzt, und für Nutzer in der EU bleibt der Datenverkehr innerhalb der EU-Datengrenze, mit zwei Ausnahmen, die Microsoft selbst nennt. KanzKI ist auf die Kanzlei zugeschnitten: Antworten mit Fußnote auf die Seite, Steuergesetze und BFH-Urteile als Quellen, Fristen aus Bescheiden, Buchungsdaten aus DATEV, ein eigener Server je Kanzlei. Für die Arbeit in Office ist Copilot die naheliegende Wahl; für nachprüfbare Antworten aus Akten ist es KanzKI.

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent in den Microsoft-365-Programmen. Laut Microsoft verbindet er große Sprachmodelle mit den Inhalten, auf die eine Person in Microsoft 365 Zugriff hat, also E-Mails, Dateien, Kalender, Chats und Besprechungen, und mit dem Arbeitskontext, etwa dem gerade geöffneten Dokument. Er zeigt laut Microsoft nur Daten, für die die angemeldete Person mindestens Leserechte hat. Lizenziert wird er laut Microsofts Produktseite je Benutzer und Monat als Ergänzung zu einem Microsoft-365-Abonnement, im Jahresabonnement. Microsoft hat die Produkte im Jahr 2026 umbenannt; auf den Seiten heißt es jetzt Microsoft Copilot und Microsoft Copilot Chat, an Datenschutz und Vertrag hat sich laut Microsoft nichts geändert.

Zu den Daten schreibt Microsoft: Eingaben, Antworten und die über Microsoft 365 abgerufenen Daten werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet. Eingaben und Antworten werden mit den anderen Inhalten der Organisation in Microsoft 365 gespeichert und verschlüsselt; Administratoren können Aufbewahrungsregeln setzen, Nutzer ihren Verlauf löschen. Die Missbrauchsüberwachung mit menschlicher Prüfung, die es im zugrunde liegenden Azure-Dienst gibt, hat Microsoft für Copilot laut eigener Angabe abgeschaltet. Für Nutzer in der EU gilt die EU-Datengrenze: Der Datenverkehr bleibt innerhalb der EU, auch für die Verarbeitung durch das Sprachmodell.

Zwei Ausnahmen nennt Microsoft selbst. Erstens sind Modelle von Anthropic, die Microsoft als Unterauftragsverarbeiter anbietet, derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen; der Administrator entscheidet, ob sie genutzt werden. Zweitens die Websuche: Wenn sie eingeschaltet ist, erzeugt Copilot aus der Eingabe eine kurze Suchanfrage und schickt sie an Bing. Diese Suchanfragen unterliegen laut Microsoft weder dem Nachtrag zum Datenschutz noch der EU-Datengrenze; Microsoft ist dafür Verantwortlicher, nicht Auftragsverarbeiter. Der Administrator kann die Websuche für die Kanzlei abschalten.

Der Vergleich im Überblick

Wann Microsoft 365 Copilot die bessere Wahl ist

Für die Arbeit in Office liegt Copilot vorn, und zwar deutlich. Eine lange Mailkette zusammenfassen, eine Besprechung in Teams protokollieren, einen Brief in Word umformulieren, eine Tabelle in Excel erklären lassen: Das tut Copilot dort, wo die Kanzlei ohnehin arbeitet, ohne zweites Programm und ohne Hochladen. KanzKI tut nichts davon. Es hat keinen Zugriff auf Outlook, Teams oder die Dateien in OneDrive und SharePoint.

Copilot liegt auch beim Berechtigungsmodell vorn. Es nutzt laut Microsoft dieselben Rechte wie Microsoft 365 selbst; wer eine Datei nicht öffnen darf, bekommt sie auch über Copilot nicht zu sehen. Eine Kanzlei, die ihre Ordner sauber nach Mandanten und Rollen freigegeben hat, hat damit ein durchdachtes System, in das Copilot sich einfügt.

Und wenn die Kanzlei Microsoft 365 schon bezahlt, ist Copilot eine Lizenz dazu, kein neuer Anbieter: ein Vertrag, ein Administrator, ein Anmeldename.

Wann KanzKI die bessere Wahl ist

KanzKI ist die bessere Wahl, wenn es um die fachliche Antwort geht, die nachprüfbar sein muss. Jede Antwort von KanzKI trägt Fußnoten auf Dokument und Seite; ein Klick zeigt die Stelle im Bescheid oder im Vertrag. Steuergesetze und Urteile des Bundesfinanzhofs liegen auf dem Server der Kanzlei und werden mit Paragraf oder Aktenzeichen zitiert, ohne Websuche. Fristen, die in einem Bescheid stehen, findet KanzKI und rechnet sie nach der Abgabenordnung, bevor ein Mensch sie bestätigt. Die Buchungsdaten eines Mandanten kommen aus DATEV, und eine Auswertung über einen Stapel Belege kommt als Excel-Datei. Copilot kennt weder Bekanntgabefiktion noch Aktenzeichen; es ist ein Werkzeug für Büroarbeit, nicht für Steuerrecht.

KanzKI ist auch die klarere Wahl beim Nachweis nach § 62a StBerG. Der Vertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung liegt fertig vor und steht öffentlich unter kanzki.de/avv; er nennt die beiden KI-Anbieter mit Namen, und beide speichern nach der Antwort nichts. Die Dokumente liegen auf einem Server, der nur Ihrer Kanzlei gehört, in Deutschland. Bei Copilot gibt es Ausnahmen von der EU-Datengrenze, die Microsoft selbst nennt, und einen Vertrag, den die Kanzlei auf § 62a StBerG prüfen muss. Was die Seite Sicherheit verspricht, steht so im Vertrag.

Was Kanzleien oft übersehen

Die Websuche. Wenn sie eingeschaltet ist, geht eine aus der Frage abgeleitete Suchanfrage an Bing, laut Microsoft ohne Nutzer- und Mandantenkennung, aber außerhalb der EU-Datengrenze und des Nachtrags zum Datenschutz. Microsoft schreibt selbst, dass die Suchanfrage kurz ist und nicht die ganze Datei enthält. Ein Name darin reicht trotzdem. Lassen Sie die Websuche für Mandantenarbeit abschalten oder regeln Sie, wofür sie erlaubt ist. Wie KanzKI die Internetsuche löst, steht im Leitfaden KI mit Internetsuche.

Copilot sieht, was Sie freigegeben haben. Das ist kein Fehler von Copilot, sondern eine Eigenschaft der Kanzlei: Zu weit freigegebene Ordner fallen mit Copilot schneller auf, weil eine Frage sie zusammenführt. Prüfen Sie die Berechtigungen, bevor Sie Copilot einschalten.

Das Modell wechselt. Microsoft schreibt, dass die Modelle regelmäßig aktualisiert werden und dass Modelle von Anthropic von der EU-Datengrenze ausgenommen sind. Für die Prüfung nach § 62a StBerG ist das eine Einstellung, die der Administrator kennen und festhalten sollte.

Die Schulungspflicht gilt für beide Werkzeuge. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Mitarbeiter; mehr dazu im Leitfaden zur KI-Kompetenz.

Wer prüft die Antwort. Microsoft schreibt auf seiner Seite selbst, dass die Antworten nicht garantiert sachlich richtig sind und geprüft werden sollten. Das gilt für KanzKI genauso. Der Unterschied liegt darin, wie leicht die Prüfung fällt: eine Fußnote auf Seite 3 des Bescheids oder eine Zusammenfassung, zu der man den Bescheid erst suchen muss.