Funktion
Mandantenakten mit klaren Zugriffen
Dokumente und Chats liegen sortiert nach Mandant, das Team arbeitet in derselben Akte, und private Dokumente sieht nur, wer sie hochgeladen hat – ohne Ausnahme.
Was ist das?
Jeder Mandant bekommt in KanzKI einen eigenen Arbeitsbereich: seine Dokumente, seine Chats, seine Auswertungen. Was im Bereich „Kanzlei allgemein“ liegt – etwa das Kanzleihandbuch –, steht zusätzlich überall zur Verfügung. Wer welchen Bereich sieht, regelt die Kanzlei; was jemand privat hochlädt, sieht nur diese Person.
So geht es
Schritt 1: Arbeitsbereich je Mandant
Unter Verwaltung → Arbeitsbereiche legen Sie für jeden Mandanten einen Bereich an, mit einer kurzen Beschreibung und den Personen, die ihn betreuen. Neue Personen laden Sie im selben Schritt per E-Mail ein.
Schritt 2: Dokumente ablegen und finden
Auf der Seite „Dokumente“ ziehen Sie Dateien in das Feld oder klicken auf „Hochladen“. KanzKI erkennt die Belegart von selbst; über die Suche finden Sie ein Dokument an seinem Inhalt, etwa am Aktenzeichen, und filtern nach Belegart und Jahr.
Schritt 3: Chats des Teams und eigene Chats
In der Seitenleiste stehen die Chats eines Bereichs eingerückt unter seinem Namen – getrennt in Chats des Teams und Ihre eigenen. Einen eigenen Chat können Sie mit dem Team teilen; umgekehrt wird aus einem geteilten Chat kein privater mehr.
Schritt 4: Die Akte in der Tasche
Dieselben Dokumente und dieselben Zugriffsregeln gelten im Browser des Handys. Beim Mandanten vor Ort schlagen Sie nach, ohne etwas zu installieren.
Was Sie davon haben
Was zu einem Mandanten gehört, liegt an einem Ort – und KanzKI kennt alles, was dort liegt. Eine Frage im Arbeitsbereich des Autohauses wird aus den Unterlagen des Autohauses beantwortet und aus dem, was für die ganze Kanzlei gilt, nicht aus den Akten anderer Mandanten. Wer einen Bereich nicht sehen darf, für den gibt es ihn nicht: kein Name in der Liste, keine Treffer in der Suche, keine Fundstelle in einer Antwort.
Hängen Sie in einem privaten Chat ein Dokument an, bleibt es privat. Es erscheint weder in der Ablage des Teams noch in den Antworten anderer, und es gibt dafür keine Hintertür, auch nicht für die Verwaltung der Kanzlei.
Was bringt das Ihrer Kanzlei?
Ordnung, die das ganze Team teilt, ohne dass jemand eine Ablagestruktur pflegen muss. Die neue Mitarbeiterin findet sich in der Akte zurecht, weil die Fragen an die Akte gehen und nicht an die Kollegin. Und die Verschwiegenheit bleibt gewahrt, weil die Zugriffe so geregelt sind, wie Sie es aus der Kanzlei kennen: nach Mandant und nach Person.
Ihre Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server in Deutschland und werden nicht zum KI-Training verwendet. Sie prüfen und entscheiden – KanzKI bereitet vor.
Sehen Sie diese Funktion live — an Fragen aus Ihrer Kanzlei.
Oder anrufen: 0151 676 23 894 · werktags 9–18 Uhr