Funktion
Team-Chat für die Kanzlei
Der Team-Chat in KanzKI: Nachrichten an alle oder an eine Kollegin, sofort zugestellt, gespeichert auf dem Server der Kanzlei – ein Gespräch unter Menschen, die KI ist nicht dabei.
Was ist das?
„Hast du den Bescheid von Vogel schon gesehen?“ – bisher ging diese Frage über Outlook, Teams oder den Flur, obwohl KanzKI den ganzen Tag offen ist. Jetzt stellen Sie sie dort, wo die Akte liegt: Die Menschen Ihrer Kanzlei schreiben sich in KanzKI gegenseitig, an alle oder an eine Kollegin direkt, und die Antwort steht Minuten später darunter. Die KI ist nicht dabei – der Chat mit dem Assistenten bleibt der „Chat“.
So geht es
Schritt 1: Die Kanzlei entscheidet
Links unter „Verwaltung“ gibt es „Funktionen“. Dort entscheidet Ihre Verwaltung, ob die Kanzlei den Team-Chat nutzt – „Team-Chat nutzen“ einschalten oder „Nicht anbieten“ klicken. Bis dahin trägt der Menüpunkt einen Punkt, und den Knopf gibt es für niemanden.
Schritt 2: Leiste öffnen
Ein Klick auf den Knopf unten rechts öffnet rechts die Leiste mit der Übersicht: oben „Alle“ für die ganze Kanzlei, darunter jede Kollegin und jeder Kollege. Ungelesenes steht fett, mit Zähler und der ersten Zeile – so sehen Sie auf einen Blick, wer etwas von Ihnen will.
Schritt 3: Schreiben und antworten
Ein Klick auf einen Namen öffnet die direkte Unterhaltung, die nur Sie beide sehen. Die Eingabetaste sendet, Umschalt + Eingabe macht eine neue Zeile. Die Antwort erscheint, während Sie zusehen – niemand lädt die Seite neu. Eine eigene Nachricht lässt sich löschen; an ihrer Stelle steht dann „Nachricht gelöscht“.
Schritt 4: Mitbekommen, ohne nachzusehen
Schreibt Ihnen jemand, während Sie auf einer anderen Seite arbeiten, zeigt der Knopf einen Zähler, unten rechts erscheint eine kurze Meldung mit Name und erster Zeile, und der Reitertitel trägt die Zahl vorn. „Öffnen“ führt direkt in die Unterhaltung. Wer möchte, erlaubt Benachrichtigungen im Browser – dann meldet sich der Team-Chat auch, wenn KanzKI im Hintergrund liegt.
Schritt 5: Auch auf dem Handy
Auf dem Handy füllt die Unterhaltung den Bildschirm; der Pfeil oben links führt zurück zur Übersicht. War das Handy in der Tasche oder das WLAN kurz weg, holt KanzKI das Verpasste beim nächsten Öffnen von selbst nach – nichts fehlt, nichts kommt doppelt.
Was Sie davon haben
Die Rückfrage zur Akte bleibt in dem Programm, in dem die Akte liegt. Kein Wechsel zu Outlook für eine Zeile, kein Teams-Fenster neben KanzKI, kein Zettel auf dem Schreibtisch der Kollegin. Wer eine Unterhaltung öffnet, sieht, was besprochen wurde – mit Tag und Uhrzeit, nach Tagen gruppiert. Und auf jeder Seite sehen Sie, ob jemand etwas von Ihnen will, ohne nachzusehen – und ohne dass dafür eine E-Mail in Ihrem Postfach liegt.
„Alle“ ist der Ort für das, was die ganze Kanzlei wissen soll – der Bescheid, der heute eingegangen ist, die Vertretung am Freitag. Die direkte Unterhaltung ist der Ort für die Frage an eine Person. Beides gibt es ohne Einrichtung; wer neu in die Kanzlei kommt, hat „Alle“ und die Kolleginnen vom ersten Anmelden an.
Was bringt das Ihrer Kanzlei?
Zeit, weil die kurze Frage dort gestellt wird, wo die Antwort liegt, und sofort ankommt. Sicherheit, weil Absprachen zur Akte nicht mehr in Postfächern und Fluren verstreut sind, sondern nachlesbar in der Unterhaltung stehen. Und Verschwiegenheit nach § 62a StBerG, weil jede Nachricht auf dem Server Ihrer Kanzlei gespeichert wird – nirgends sonst, kein Chat-Dienst eines Dritten liest mit. Ihre Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server in Deutschland. Sie prüfen und entscheiden, ob Ihre Kanzlei den Team-Chat nutzt – KanzKI stellt ihn bereit.
Gut zu wissen
Der Team-Chat ist für Nachrichten gedacht, nicht für Akten: Dateien hängen Sie weiter im Arbeitsbereich an. Es gibt „Alle“ und die direkten Unterhaltungen, keine weiteren Gruppen. Nachrichten unter zwei Personen sehen nur diese beiden – auch die Verwaltung nicht; sie kann Zugänge deaktivieren, aber keine Unterhaltungen lesen. Ausschalten löscht nichts: Die Nachrichten sind beim nächsten Einschalten wieder da. Ob Ihre Kanzlei den Team-Chat bekommt, legen wir gemeinsam beim Einrichten fest; danach entscheidet Ihre Verwaltung auf der Seite „Funktionen“.
Dazu in den Neuigkeiten
Sehen Sie diese Funktion live — an Fragen aus Ihrer Kanzlei.
Oder anrufen: 0151 676 23 894 · werktags 9–18 Uhr