Funktion
Belege als Tabelle
Aus einem Stapel Belege wird in wenigen Minuten eine Tabelle – jede Zahl führt mit einem Klick in den Beleg zurück, und der Export öffnet sich direkt in Excel.
Was ist das?
Sechs Eingangsrechnungen liegen in der Mandantenakte, und Sie brauchen die Beträge in einer Tabelle. Bisher hieß das: jede Rechnung öffnen, Netto, Umsatzsteuer und Brutto abtippen, nächste Rechnung. In KanzKI haken Sie die Belege an, klicken auf „Tabelle erstellen“ und bekommen die Zahlen als Tabelle – mit einem Klick zurück in den Beleg, aus dem jede Zahl stammt.
So geht es
Schritt 1: Belege auswählen
Öffnen Sie die Dokumente eines Mandanten und haken Sie die Belege an, die zusammengehören – etwa alle Eingangsrechnungen eines Monats. Ein Klick auf „Tabelle erstellen“ öffnet den Dialog.
Schritt 2: Spalten wählen
KanzKI erkennt die Belegart und schlägt die passenden Spalten vor: bei Rechnungen Datum, Nummer, Leistungszeitraum, Netto, Umsatzsteuer, Brutto und Aussteller. Was Sie nicht brauchen, streichen Sie; was fehlt, fragen Sie in Ihren Worten dazu.
Schritt 3: Tabelle füllt sich von selbst
Die Tabelle füllt sich im Hintergrund, Sie sehen, wie viele Belege schon ausgewertet sind, und können derweil etwas anderes tun. Beträge stehen einheitlich da, egal wie die Rechnung sie gedruckt hat.
Schritt 4: Jede Zahl prüfen
Ein Klick auf eine Zahl öffnet die Rechnung rechts daneben, aufgeschlagen auf der Seite, auf der der Betrag steht. Was in einem Beleg nicht steht, bleibt leer – KanzKI rät keinen Betrag und kein Datum.
Schritt 5: Groß ansehen und nach Excel geben
Die Auswertung lässt sich im ganzen Bildschirm ansehen, Zeile für Zeile. „Als CSV exportieren“ liefert eine Datei, die Ihr Excel direkt öffnet: Spalten getrennt, Umlaute richtig, Beträge als Zahlen zum Weiterrechnen.
Was Sie davon haben
Abtippen ist Fleißarbeit mit Fehlerquote – ein Zahlendreher im Bruttobetrag fällt erst auf, wenn die Summe nicht stimmt. Deshalb ist in dieser Tabelle jede Zahl ein Klick in den Beleg. Sie prüfen mit einem Blick, nicht mit einer Suche. Auch eingescannte Papierbelege und Fotos werden gelesen. Und es geht nicht nur um Rechnungen: Bei Verträgen schlägt KanzKI Parteien, Laufzeit und Kündigungsfrist vor, bei Bescheiden Behörde, Aktenzeichen und Einspruchsfrist. Fehlt Ihnen eine Spalte, sagen Sie es in Ihren eigenen Worten – „Skonto und Zahlungsziel“ wird eine weitere Spalte.
Was bringt das Ihrer Kanzlei?
Aus einem Stapel Belege wird in wenigen Minuten eine Tabelle, ob sechs Rechnungen oder sechzig – und das für jeden im Team, ohne Einarbeitung. Die Kontrolle bleibt, wo sie hingehört: Jede Zahl trägt ihren Beleg, nichts wird erfunden, und der Export für Excel spart das Nachformatieren. Alle Auswertungen eines Mandanten finden Sie später wieder unter „Auswertungen“.
Ihre Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server in Deutschland und werden nicht zum KI-Training verwendet. Sie prüfen und entscheiden – KanzKI bereitet vor.
Gut zu wissen
Die Zahlen sind gelesen, nicht gebucht. Ob ein Beleg vollständig und richtig ist, entscheiden weiterhin Sie.
Dazu in den Neuigkeiten
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