Funktion
Listen und Briefe erstellen lassen
Lassen Sie KanzKI eine Liste für Excel oder einen Brief für Word erstellen und prüfen Sie die Datei gleich neben der Antwort – herunterladen erst, wenn sie passt.
Was ist das?
Die offenen Rechnungen eines Mandanten als Liste, das Anschreiben zu fehlenden Unterlagen als Brief: Solche Dateien erstellt KanzKI Ihnen auf Wunsch im Chat. Unter jeder Datei stehen zwei Knöpfe, „Anzeigen“ und „Herunterladen“. So sehen Sie sofort, ob die Liste stimmt und der Brief passt, bevor Sie damit weiterarbeiten.
So geht es
Schritt 1: Liste im Chat anfordern
Bitten Sie KanzKI etwa um eine Excel-Liste der offenen Rechnungen eines Mandanten. Die Liste kommt als echte Excel-Datei mit der Endung xlsx: Beträge sind Zahlen, ein Datum ist ein Datum, eine Kontonummer wie 0200 bleibt so stehen, die Kopfzeile ist fett. Unter der Antwort steht die Datei mit „Anzeigen“ und „Herunterladen“; „Anzeigen“ öffnet sie rechts, an derselben Stelle wie einen Beleg – mit Spaltenbuchstaben, Zeilennummern und Beträgen rechtsbündig.
Schritt 2: Brief ansehen
Ein Brief für Word erscheint als lesbares Dokument mit Überschrift und Aufzählungen. Passt etwas nicht, sagen Sie es KanzKI im selben Chat und sehen die neue Fassung gleich daneben.
Schritt 3: Auch auf dem Handy
Auf dem Handy öffnet sich die Datei über dem Chat, mit Knöpfen zum Vergrößern, Herunterladen und Schließen. Das Kreuz bringt Sie zurück zur Antwort.
Was Sie davon haben
Sie sehen sofort, ob die Liste stimmt und der Brief passt, ohne dass sich Ihr Download-Ordner mit Entwürfen füllt. Ein Klick auf eine Zelle zeigt ihren ganzen Inhalt. Solange KanzKI die Datei noch schreibt, steht dort „wird erstellt“ – angezeigt wird erst die fertige Datei. Was Sie in der Ansicht sehen, ist genau die Datei, die Sie herunterladen: Sie entsteht in Ihrem Browser aus der Antwort und wird nirgends zusätzlich gespeichert.
Was bringt das Ihrer Kanzlei?
Listen und Anschreiben, die Sie jede Woche brauchen, entstehen dort, wo die Unterlagen schon liegen, und Sie prüfen sie neben der Frage und der Antwort, ohne zwischen Programmen zu wechseln. Das spart bei jeder Datei ein paar Handgriffe und macht es leichter, vor dem Weitergeben noch einmal genau hinzusehen. Sie prüfen und entscheiden – KanzKI bereitet vor.
Gut zu wissen
Die Ansicht ist zum Prüfen da, nicht zum Bearbeiten – ändern und weiterverwenden Sie die Datei wie gewohnt in Excel oder Word. KanzKI schreibt Werte, keine Formeln: Eine Summenzeile ist eine Zahl, die Sie in Excel durch eine eigene Formel ersetzen können. Soll ein anderes Programm die Liste einlesen, sagen Sie „als CSV“ – dann kommt sie als CSV-Datei.
Dazu in den Neuigkeiten
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